A/O 2021-02: Appel d’offres pour l’acquisition de 300 MW d’énergie éolienne - Questions et réponses

Q. It has been made clear with several Q&A that de-icing is absolutely mandatory to supply as indicated in Section 1.6.1. Could you please clarify whether there are minimum operational performance requirements/guarantees for the de-icing system which must be included in the bids, OR is it only required that the de-icing system be supplied on wind turbines to improve the winter availability in general and the bidder price should include any relevant de-icing performance whatever that may be?

***Réponse en français et anglais ci-après***

A. Indeed, as indicated in Article 1.6.1, wind turbines must be equipped with a blade de-icing system. However, the Distributor does not provide any minimum operational performance and/or warranty requirements for the de-icing system. Hydro-Québec expects the bidder to take into account the benefits of the blade de-icing system in the energy evaluation of the project.

R. En effet, comme indiqué à l'article 1.6.1, les éoliennes doivent être équipées d'un système de dégivrage des pales. Cependant, le Distributeur ne prévoit aucune exigence minimale de performance opérationnelle et/ou de garantie pour le système de dégivrage. Hydro-Québec s'attend à ce que le soumissionnaire tienne compte du gain apporté par le système de dégivrage des pales dans l'évaluation énergétique du projet.

Q. À la section 3.10.5 du formulaire de soumission, le soumissionnaire doit fournir le montant total estimé du poste électrique en $ et à la section 3.10.6, le montant total estimé du réseau collecteur. Pour le réseau collecteur, ce montant sera reporté au contrat à intervenir et le remboursement auquel aura droit le fournisseur pour son réseau collecteur ne pourra excéder ce montant. Il n’y a rien de tel qui est prévu pour le montant estimé du poste électrique (ce montant ne limite donc pas le remboursement pour le poste électrique). Pouvez-vous indiquer à quoi servira ce dernier montant à l'étape 2 ou l'étape 3 du processus de sélection? Par exemple, est-ce que c’est la valeur qui sera utilisée par le transporteur à l’étape 2 du processus de sélection pour établir la valeur du poste de départ?

R. Le Distributeur tient compte des coûts d’intégration établis par le Transporteur durant l’étape 2 et de l’étape 3 du processus de sélection.

Et comme pour le réseau collecteur, le remboursement du poste électrique ne peut dépasser un montant maximum établi selon le niveau de tension de raccordement au réseau et en fonction de la puissance installée du parc éolien, les maximums applicables étant clairement définis au tableau 1.7.4. du document d’Appel d’offres. Si le coût réel du poste électrique est moindre que les maximums applicables, alors le montant remboursé sera ce coût réel.

Les montants inscrits à la grille d’estimation, en dollars de 2022, des coûts de construction du poste de départ (poste électrique et réseau collecteur) sont requis pour établir ces montants.

Q. À l’article 2.4 de l’appel d’offres, il est indiqué qu’à « l'Étape 3 du processus de sélection, une ou plusieurs combinaisons sont constituées, en utilisant les soumissions les mieux classées à l'Étape 2. » Comment le Distributeur entend-il déterminer quelles sont les « soumissions les mieux classées à l’Étape 2 »? Par exemple, le Distributeur entend-il n’utiliser qu’un nombre précis de soumissions et, le cas échéant, quel est ce nombre? Ou encore, est-ce que le Distributeur n’entend retenir que les soumissions ayant atteint un certain seuil minimal de points et, le cas échéant, quel est ce seuil minimal?

R. À l’étape 2 du processus de sélection, les soumissions sont classées selon le pointage obtenu. Le Distributeur n’établit pas d’avance un nombre précis de soumissions qui passeront à l’étape 3, ni un seuil minimal de points devant être atteint.

Un nombre suffisant d’offres devra toutefois être retenu pour être en mesure d’établir, à l’étape 3, des combinaisons de soumissions et ainsi atteindre les quantités recherchées. Le processus permet le retour à l’étape 2 pour sélectionner d’autres soumissions au besoin.

Q. Notre question se réfère à la notion de Collectivité locale. Dans le cas où les infrastructures d’un projet se situent sur le territoire de plusieurs municipalités, mais que les éoliennes sont localisées seulement dans une ou deux d’entre elles, comment appliquer l’article 2.2.7 concernant le paiement du montant de 5700$/MW installé. À titre d'exemple : • Municipalité A : éoliennes, chemins d’accès, réseau collecteur • Municipalité B : éoliennes, chemins d’accès réseau collecteur • Municipalité C : réseau collecteur • Municipalité D : réseau collecteur, poste de raccordement. Selon notre compréhension de l’article 2.2.7, les 4 municipalités font partie de la Collectivité locale, mais seules les municipalités A et B auront droit au montant de 5700$/MW. Y a-t-il un mécanisme obligatoire de compensation pour les municipalités C et D?

R. La somme annuelle de 5 700 $ par MW installé sur le territoire de ladite Collectivité locale est un montant fixe et total qui peut être réparti entre la ou les Collectivités locales concernées par le projet de parc éolien où sont installées les éoliennes.

À cette fin, le soumissionnaire devra confirmer son engagement à verser cette somme en fournissant, comme demandé à la section 3.4.6 du Formulaire de soumission, une copie des ententes signées avec la ou les Collectivités locales.

Le Distributeur tient toutefois à préciser que cette somme n’inclut pas les paiements qui seraient versés aux propriétaires privés pour la portion d’un parc éolien située sur des terres privées. Le Distributeur invite les soumissionnaires à mettre en application le Cadre de référence relatif à l'aménagement de parcs éoliens en milieu agricole et forestier, tel que présenté à l’annexe 7 du document d’Appel d’offres, pour la portion de leur parc éolien qui se situerait sur des terres privées.

Q. En ce qui a trait aux formules de prix et indices admissibles, est-ce possible d’ajouter dans la liste des indices admissibles des indices liés à l’acier, au béton et au cuivre tel qu’il avait été fait lors de l’A/O 2005-03 ( annexe 5 _addenda No. 8)?

R. La définition et les règles d'application de l’indexation admissible sont fournies à l'Annexe 5. Un soumissionnaire qui souhaite utiliser un indice qui ne se retrouve pas dans cette annexe doit adresser une demande écrite auprès du Représentant officiel, conformément à l'article 3.3. Le soumissionnaire doit justifier sa demande et présenter ce qu’il propose comme indices, leur référence et leur application dans une formule de prix.

Le Distributeur conserve l'entière discrétion d'accepter ou de refuser un nouvel indice.

Q. Conformément au Tableau 2.3.1 du document d’appel d’offres, deux (2) points sont alloués à la Solidité financière. Selon la section 2.3.7 du document d’appel d’offres, la Solidité financière du projet est jugée en tenant compte de la notation de crédit, du plan de financement, de la structure de détention de financement et des sources de financement. Selon la grille de pondération associée à la Solidité financière présentée à la section 2.3.7.1, il est possible d’obtenir deux (2) points en fonction de la notation de crédit du soumissionnaire ou de la notation de crédit d’une société affiliée garante. Dans ce contexte : 1) Est-ce que des points sont octroyés pour le plan de financement, la structure de détention de financement et les sources de financement? Dans l’affirmative, veuillez s’il vous plaît indiquer dans quelle proportion. 2) Est-ce que les soumissions doivent inclure un plan de financement, la structure de détention de financement et les sources de financement pour être jugées recevables?

R. Pour répondre à votre question 1), aucun point ne sera octroyé directement pour le plan de financement, la structure de détention de financement et les sources de financement. Le pointage pour la solidité financière sera octroyé en vertu de la grille de pondération incluse à l’article 2.3.7.1 « Notation de crédit » applicable au soumissionnaire ou à la société affiliée garante.

Pour répondre à votre question 2), oui les éléments mentionnés précédemment doivent obligatoirement être inclus dans votre soumission pour permettre à Hydro-Québec de compléter son analyse qualitative pour le volet financier de chacune des offres reçues. Les informations que ces documents contiennent peuvent être préliminaires, puisque nous comprenons qu’au dépôt des soumissions certains projets peuvent être encore en phase de développement. Une version finale devra alors être fournie à Hydro-Québec lorsque la forme finale du projet sera définie par le soumissionnaire. Ne pas fournir ces éléments pourrait mener au rejet de la soumission en vertu de l’article 3.16 « Rejet des soumissions » du document d’appel d’offres.

Q. Veuillez confirmer si, tout comme pour l'A/O 2013-01, il est acceptable qu’une seule des entités signataires de la soumission soit inscrite à l’appel d’offre. En d'autres termes, dans le cas des projets qui seront soumis en partenariat entre une MRC/Municipalité et un promoteur privé, est-ce que le milieu local doit s’inscrire si le promoteur est inscrit?

R. Au moins l’un des signataires de la soumission doit être inscrit à l’appel d’offres. Il est également à noter que, conformément à l’article 3.11 du document d'appel d'offres, le constituant provenant du Milieu local doit être signataire de la soumission, qu'il soit inscrit ou non à l’appel d'offres.

Q. With reference to section 3.2.2 of the bid form, we would like to clarify if the tenderer's name used in the registration form (item 1) must specifically be the legal name/structure of the ultimate PPA party, or can the name of the parent company of such legal party be used (assuming the structure of the ultimate PPA party has yet to be defined)? If the tenderer expects to submit more than one bid whereby the ultimate PPA party of each bid would be different, is it required to submit multiple registrations?

***Réponse en français et anglais ci-après***

A. The bidder is not required to formally establish its partnership prior to the submission of bids. However, the Bidder will be required to attach, in Section 4 of the Bid Form, the agreed upon participation agreement and a resolution from each of the constituents attesting to their partnership in the construction and operation of the submitted project and their commitment to form an entity consistent with the commitments of the bid if the bid is successful. The proposed partnership may use the user ID of one of the registered bidding parties.

The bidder is invited to inform the Distributor, in writing, of any change in the name of the above-mentioned legal person, partnership, cooperative, corporation or joint venture, prior to the submission of bids. The name of a bidder entered on a Bid Form that is different from the name entered on the Registration Form will render the bid submitted inadmissible.

Unless being the bidder, the local partner does not have to be listed on the registration form, but each local constituent involved in the bid must be a signatory to the bid.

A registered bidder can submit many bids, as indicated in article 1.3.1 of the tender document, and with different partners, if applicable.

Please also refer to the answer to question 29.

R. Le soumissionnaire n'est pas tenu de constituer formellement son partenariat avant le dépôt des soumissions. Il devra toutefois joindre, à la section 4 de la Formule de soumission, l'entente de participation intervenue ainsi qu'une résolution de chacun des constituants attestant de son partenariat pour la construction et l'exploitation du projet soumis et de son engagement à constituer une entité conforme aux engagements de la soumission si celle-ci est retenue. Le partenariat envisagé peut utiliser le code d'utilisateur de l'un des intéressés à soumissionner déjà inscrit.

L'intéressé à soumissionner est invité à informer le Distributeur, par écrit, de toute modification apportée au nom de la personne morale, société, coopérative, corporation ou coentreprise ci-dessus mentionnée, avant le dépôt des soumissions. Le nom d'un soumissionnaire inscrit sur une Formule de soumission qui est différent du nom inscrit sur le Formulaire d'inscription rendra inadmissible la soumission déposée.

Sauf s'il est le soumissionnaire, le partenaire issu du milieu local n'a pas à être inscrit mais chaque constituant provenant du milieu local participant à la soumission doit être signataire de la soumission.

Un soumissionnaire inscrit peut soumettre plusieurs soumissions, comme indiqué à l'article 1.3.1 du document d'appel d'offres, et avec différents partenaires, le cas échéant.

Veuillez également vous référer à la réponse à la question 29.

Q. In reference to article 1.7.2 of the tender document. With regards to the PSS/E secure uploads, if a Wind Turbine Manufacturer has already submitted data for a Turbine Model that we are considering, does the tenderer have to resubmit this data, or can we simply state that we are considering a particular turbine and model who’s data has already been submitted by the Turbine Manufacturer?

***Réponse en français et anglais ci-après***

A. By March 16 2022, the modeling of the production technologies may be transmitted by the manufacturer or the tenderer. In the event that a manufacturer transmits information concerning the modeling of production technologies, the tenderer must still explicitly associate his project with the models submitted by the manufacturer before March 16, 2022 (to avoid any ambiguous situation between the stakeholders). It should be noted that it is the bidder who has the ultimate responsibility for ensuring that the information provided concerning the modeling of the electrical behavior of the proposed production technologies is complete, duly validated, and compatible with his project through the manufacturers concerned and the engineers commissioned by the tenderer. For example, if specific parameters of the technology or other components are required for a bidder, then they must be transmitted by the bidder or its technical representative.

Please also refer to the answer to question 8.

R. Au plus tard le 16 mars 2022, la modélisation des technologies de production peut être transmise par le manufacturier ou le soumissionnaire. Dans le cas où un manufacturier transmet l’information concernant la modélisation des technologies de production, le soumissionnaire doit tout de même explicitement associer son projet aux modèles déposés par le manufacturier avant le 16 mars 2022 (pour éviter toute situation ambiguë entre les parties prenantes) . À noter que c’est le soumissionnaire qui a la responsabilité ultime de s’assurer que les informations fournies concernant la modélisation du comportement électrique des technologies de production proposées sont complètes, dûment validées et compatibles avec son projet par l’entremise des manufacturiers concernés et les ingénieurs mandatés par le soumissionnaire. Par exemple, si des paramètres particuliers de la technologie ou autres composantes sont nécessaires pour un soumissionnaire, alors ils doivent être transmis par le soumissionnaire ou son représentant technique.

Veuillez également vous référer à la réponse à la question 8.

Q. Les promoteurs ont 90 jours pour retirer leur demande d'intégration ou renoncer à la priorité de leur projet sur OASIS afin de soumettre ceux-ci dans l'appel d'offre. Ce qui nous amène au début mars. Questions: y'a-t-il une garantie que l'information sera transmise à tous rapidement advenant un tel retrait ou suspension de priorité, sachant qu'il y a parfois un long délai dans la mise à jour sur OASIS? De plus, pourquoi cette condition ne s'applique-t-elle qu'aux projets qui seront soumis et non l'ensemble des projets d'un promoteur, encore une fois sachant qu'un projet pourrait être laissé sur OASIS simplement pour faire obstacle à d'autres projets et limité la compétitivité de l'appel d'offres?

R. Tous les projets des promoteurs sur OASIS sont traités dans l’ordre de la séquence des études d’impact et selon les règles édictées dans les Tarifs et conditions des services de transport d’Hydro-Québec. Ces données sont disponibles sur le site OASIS au lien OATI OASIS. Les mises à jour de la séquence des études d’impact sur OASIS se font dès qu’une nouvelle information sur le statut d’une demande d’étude est connue.