A/O 2021-02: Appel d’offres pour l’acquisition de 300 MW d’énergie éolienne - Questions et réponses

Q : "Nous sommes curieux de connaître le point de vue du Distributeur sur la problématique suivante: L'AO 2021-02, qui incite à la participation du Milieu local dans le projet à être soumis afin d'enrichir les régions accueillant les différents projets, demande un niveau d'engagement important au stade de la soumission pour ces entités communautaires. Au niveau du financement, la source de fonds propres de ces entités passe principalement par l'approbation de règlements d'emprunt auprès du MAMH. Certains milieux locaux voient un obstacle à la participation et une incohérence dans le fait qu'ils doivent, en signant une entente de participation pour un projet à être soumis,""s'engager"" à fournir leur part de fonds propres alors qu'ils n'ont pas de certitude sur l'accès à la source de ces fonds propres au moment où le soumissionnaire dépose le projet.

Est-ce que le Distributeur acceptera la validité des ententes de participations avec le Milieu local qui sont conditionnelles à l'obtention d'une approbation du règlement d'emprunt? Advenant que le projet soit sélectionné, mais que la demande de règlement d'emprunt ne soit pas approuvée par le MAMH, quel est le risque pour le Milieu local et pour le projet sélectionné? Le cas échéant, sera-t-il permis de revoir la structure de détention du projet pour accommoder le Milieu local à ce moment, sous approbation du Distributeur?"

R : Comme il n'est pas obligatoire d'avoir obtenu le règlement d'emprunt au moment du dépôt des soumissions, le soumissionnaire doit cependant démontrer qu'il respecte les exigences minimales de participation au contrôle du projet mentionnées à l'article 2.2.6 du document d'Appel d'offres et qu'il s'engage à maintenir le niveau de participation mentionné à sa soumission pour toute la durée du contrat.

Il doit aussi, pour les fins du classement à l'étape 2, démontrer sa capacité à réaliser le projet sur le plan financier et, appuyer son plan de financement, comme mentionné à l'article 2.3.7.2, par la présentation, pour chaque partenaire, des documents qui y sont énumérés, ainsi que tout document ou justificatif considéré pertinent par le soumissionnaire, incluant les règlements d'emprunt qui auront été obtenus à ce moment.

L'absence d'un document, tel un règlement d'emprunt, ne constitue pas un rejet de la soumission. Cependant, le Distributeur basera l'évaluation du critère « Plan de financement » sur les informations et documents présentés par le soumissionnaire.

En cours d'analyse des soumissions, une MRC ou municipalité locale agissant à titre de communauté locale ne peut céder sa participation au projet à un autre partenaire communautaire. Toutefois, une telle cession peut être faite en vertu du contrat d'approvisionnement en électricité intervenu entre un soumissionnaire retenu (Fournisseur) et le Distributeur aux conditions énoncées à la Partie XI du Contrat-type.

Q: Est-ce que Hydro-Québec peut partager les taux d'actualisation qui seront utilisés pour actualiser les flux monétaires pour l'énergie et la puissance, ainsi que pour les coûts de raccordement.

R: Le taux d'actualisation qui sera utilisé pour actualiser les flux monétaires dans le cadre des appels d’offres A/O 2021-01 et A/O 2021-02 s'établit à 4,927%.

Q. "Pour obtenir tous les points relevant de la section 2.3.3.1 du DAO, est-ce qu'une évaluation de crédit de l'entité soumissionnaire suffirait, ou il faut fournir la notation de crédit et/ou faire évaluer les entités partenaires (milieu local ou autres) de manière à obtenir les notations de crédits de toutes les entités participantes au projet advenant sa sélection. Cette question est également valide pour l'AO 2021-02, Section 2.3.7.1 du DAO."

R. Tel que mentionné à l’article 2.3.7.1 du Document d’appel d’offres, lorsque plus d’un partenaire s’associent dans une coentreprise, le Distributeur évalue la solidité financière de chacun des partenaires en fonction de la participation de chacun des partenaires dans la coentreprise. Si l’un des partenaires n’a pas de notation de crédit et n’a pas fait réaliser d’évaluation de crédit tel que prévu à la section 4.3 du Formulaire de soumission, il ne reçoit pas de point dans cette évaluation.

Q: Due to the Hydro Quebec mandatory requirement for active anti-ice systems, some models of wind turbine offered for 2026 COD are not qualified for the tender. Anti-ice systems are often developed after turbines are fully operational and therefore there can be a time delay in those systems coming to market for some of the turbines currently considered. Would Hydro Quebec allow an update to PSSE models now that the deadline has passed in order to allow older variants of turbines which have anti-ice systems qualified?

***Réponse en français et anglais ci-après***

A: In accordance with the provisions of the call for tenders, the modeling of the proposed technologies must be transmitted no later than the date indicated in Section 3.1 of the Call for Tenders Document. The Distributor does not accept any modification to the model already transmitted by a bidder. That said, the Distributor invites you to read the answers to questions 85 and 86.

R: Conformément aux dispositions de l’appel d’offres, la modélisation des technologies proposées devait être transmise au plus tard à la date indiquée à l’article 3.1 du Document d’appel d’offres. Le Distributeur n’accepte aucune modification au modèle déjà transmis par un soumissionnaire. Ceci dit, le Distributeur vous invite à prendre connaissance des réponses aux questions 85 et 86.

Q. En réponse à la question 79, le Distributeur affirme que « les dépenses liées à l’acquisition par le Fournisseur de pièces d’équipements destinées au réseau collecteur ou au poste électrique peuvent être considérées comme dépenses québécoises admissibles si ces ''pièces d’équipements sont réalisées'' auprès d’un établissement permanent sur le territoire québécois ». SVP confirmer qu’il s’agit bien des dépenses associées à l’acquisition des pièces d’équipements et non pas exclusivement des dépenses associées à leur fabrication comme l’expression « pièces d’équipements sont réalisées… » pourraient le laisser entendre.

R. Comme mentionné à la réponse à la question 79, dans le cas des dépenses liées à la construction et au développement du parc éolien, celles-ci seront comptabilisées conformément aux dispositions prévues à la section 3.6 de l’Annexe VIII du Contrat-type. Dans ce cadre, la dépense admissible est la dépense associée au prix d’acquisition par le Fournisseur ou le manufacturier d’éoliennes pour les pièces d’équipement auxquelles vous référez.

Q. Regarding the domestic content rules within Appendix VIII of the Standard Contract, can you please confirm or correct our understanding of the following interpretation and example of applying domestic content rules within section 3.3. It is our interpretation that many balance of plant activities would fall within section 3.3 as they are not explicitly named within Section 3.1, nor do they qualify as Wind Turbine Components – is this correct? If this is correct, if, for example, the Supplier contracts with an EPC provider with a permanent office in Quebec, and that supplier sources a component such as collector line cabling from outside Quebec, would that cabling qualify as an eligible Quebec expense? Or would the clause in section 3 “the following rules must be respected by all entities involved in the supply chain”, and language in Section 3.6 apply here, meaning that the supplier would have to source that cable within Quebec, even though such component has no specific rules requiring it to be manufactured in Quebec?

We’re trying to understand if the entire value of an EPC contract can be included within Section 3.3 as long as it is with a company with a permanent office in Quebec. Typically, the EPC contract wouldn’t include anything within 3.1 or 3.2, and collector lines are an example of something included in the EPC contract that is a physical component of a wind project that has no specified requirement to be manufactured in Quebec.

***Réponse en français et anglais ci-après***

A. The value provided for in the EPC contract is not relevant for the purposes of establishing regional and Québec contents. The rules applicable to the establishment of regional and Québec contents are set out in Sections 3.1 through 3.6 of Appendix VIII of the Standard Contract, namely:

1. if it is a permanent part that is part of the wind turbine defined as a wind turbine component under Section 2 and specific manufacturing rules are associated with it under Section 3.1, only the expenses of the wind turbines provided for as eligible under this Section 3.1 may be accounted for the purposes of establishing Regional and Québec contents;
2. if it is a permanent part that is part of the wind turbine defined as a wind turbine component under Section 2, but no specific manufacturing rules are associated with it under Section 3.1, only the expenses of the wind turbines provided for as eligible under Section 3.2 may be accounted for in determining the regional and Québec contents;
3. If it is a permanent part of a wind turbine but is not considered a wind turbine component under Section 2, then it is a wind turbine equipment. Only the expenses of wind turbines that are provided for as eligible in Section 3.3 may be accounted for in the establishment of the regional and Québec contents;
4. All of the above-mentioned wind turbine expenses are also subject to the rules set out in Section 3.5;
5. If the expenses are related to the construction and development of the wind farm, they are accounted for in accordance with the provisions set out in Section 3.6.

The accounting rules provided for in Section 3.6 of Appendix VIII of the Standard Contract are different from those provided for in Sections 3.1 through 3.3 of Appendix VIII of the Standard Contract in that they provide that the eligible expense shall be equivalent to the acquisition price paid by the wind turbine supplier/manufacturer in connection with an expense related to the construction or development of the wind farm.

For the sctivities provided for in Sections 3.1 through 3.3 of Appendix VIII of the Standard Contract, in order to qualify as eligible expenses, only the expenses for the wind turbines shall be considered. In so doing, it is the expenses related to the manufacturing of wind turbine components and equipment that are relevant. For these expenses, the manufacturing of the wind turbine components and equipment must have been carried out on Quebec territory, subject to the rules set out in Section 3.1 of Appendix VIII of the Standard Contract and concerning certain wind turbine components.

R. La valeur prévue à l’« EPC contract » n’est pas pertinente aux fins de l’établissement des contenus régional et québécois. Les règles applicables à l’établissement des contenus régional et québécois sont prévues aux sections 3.1 à 3.6 de l’Annexe VIII du Contrat-type, soit :

1. s’il s’agit d’une pièce permanente faisant partie de l’éolienne définie comme composante d’éolienne en vertu de la section 2 et que des règles spécifiques de fabrication y sont associées en vertu de la section 3.1, seules les dépenses des éoliennes prévues comme étant admissibles à cette section 3.1 peuvent être comptabilisées à des fins de l’établissement des contenus régional et québécois;
2. s’il s’agit d’une pièce permanente faisant partie de l’éolienne définie comme composante d’éolienne en vertu de la section 2, mais qu’aucune règle spécifique de fabrication ne lui est associée en vertu de la section 3.1, seules les dépenses des éoliennes prévues comme étant admissibles à la section 3.2 peuvent être comptabilisées à des fins de l’établissement des contenus régional et québécois;
3. s’il s’agit d’une pièce permanente faisant partie d’une éolienne mais qui n’est pas considérée comme une composante d’éolienne en vertu de la section 2, il s’agit alors d’un équipement d’éolienne. Seules les dépenses des éoliennes prévues comme étant admissibles à la section 3.3 peuvent être comptabilisées à des fins de l’établissement des contenus régional et québécois;
4. l’ensemble des dépenses des éoliennes susmentionnées sont également assujetties aux règles prévues à la section 3.5;
5. s’il s’agit de dépenses liées à la construction et au développement du parc éolien, celles-ci seront comptabilisées conformément aux dispositions prévues à la section 3.6.

Les règles de comptabilisation prévues à la section 3.6 de l’Annexe VIII du Contrat-type sont différentes de celles prévues aux sections 3.1 à 3.3 de l’Annexe VIII du Contrat-type en ce qu’elles prévoient que la dépense admissible sera équivalente au prix d’acquisition payé par le Fournisseur/manufacturier d’éoliennes en lien avec une dépense relative à la construction ou au développement du parc éolien.

Pour les activités prévues aux sections 3.1 à 3.3 de l’Annexe VIII du Contrat-type, pour être qualifiées comme dépenses admissibles, seules les dépenses des éoliennes sont considérées. Ce faisant, ce sont les dépenses liées à la fabrication des composantes d’éolienne et équipements d’éolienne qui sont pertinentes. Pour ces dépenses, la fabrication des composantes d’éolienne et équipements d’éolienne doit avoir été exécutée sur le territoire québécois sous réserve des règles prévues à la section 3.1 de l’Annexe VIII du Contrat-type et visant certaines composantes d’éolienne.

Q. Relativement à l’article 2.3.8.1 Raccordement au réseau de l’Appel d’offres: veuillez svp préciser si la marge de manœuvre dont il est question est bien la période (en jours calendrier et non en jours ouvrables) entre la date de mise sous tension initiale du poste électrique et la date garantie de début des livraisons, tel qu’il doit être indiqué à la section 3.10.9 du Formulaire de soumission. Ceci signifierait, par exemple, qu’afin d’avoir le point associé à cet élément, pour une date de début des livraisons établie au 1er décembre 2026, le soumissionnaire devra indiquer une mise sous tension initiale antérieure au 1 juin 2026, et ce, peu importe la complexité des travaux de raccordement, même s’il s’agit d’un raccordement à un poste existant.

R. Le critère Raccordement au réseau présenté à l’article 2.3.8.1 du Document d'appel d'offres (DAO) permet au Distributeur d’évaluer la faisabilité de raccorder le projet proposé par le soumissionnaire au réseau d’Hydro-Québec de façon ferme, fiable et sécuritaire dans les délais visés. Pour établir la marge de manœuvre utilisée aux fins de l’attribution du pointage associé à ce critère, le Distributeur fonde son évaluation sur la base des analyses du Transporteur, tel qu’indiqué à l’article 2.3.8.1 du DAO.

Le calcul de la marge de manœuvre est la période (en jours calendrier) entre la date de mise sous tension initiale du poste électrique (sur la base des analyses du Transporteur) et la date garantie de début des livraisons.

Q. Dans la grille de pondération du contenu régional et québécois, quel est le fractionnement acceptable? Est-il possible de soumettre, par exemple, 60.1 pourcent? Et ceci constituer a-t-il l'engagement ou le chiffre sera arrondi?

R. L’engagement du soumissionnaire relativement aux contenus québécois et régional peut comprendre une décimale. Si on applique l’exemple présenté dans votre question, une soumission présentant un engagement de contenu québécois de 60.1% obtiendrait 5 points en vertu de la grille présentée à la sections 2.3.2 du Document d’appel d’offres.

Q. Regarding section 3.4.2 of the FDS, the MERN currently has a high intake of requests for land evaluation and permits and the minimum processing time for non-priority files considerably exceeds the time frame of this tender and the tender submission deadline. As such, would a letter confirming that a Demande de lettre d’intention pour l’utilisation des terres du domaine de l’État à des fins d’implantation d’éoliennes has been submitted and is being processed be sufficient to meet the minimal criteria for step 1 of the tender process?

***Réponse en français et anglais ci-après***

A. In accordance with the requirements set out in section 2.2.1 of the Call for tenders document, in the event that the project is located in whole or in part on state-owned land under the authority of the MERN, the Bidder must submit written evidence, such as a resolution, letter of intent or other agreement regarding the granting of the required land rights, including any rights necessary for the operation of the wind farm, duly signed by an authorized representative of the appropriate public authority, as the case may be. As mentioned in this section, the filing of such document is a minimum requirement for the purposes of Step 1 of the selection process.

A letter from the Bidder confirming that a request for a Letter of Intent has been submitted to the appropriate public authority would not comply with the requirements of the Call for tenders.

R. Conformément aux exigences énoncées à l’article 2.2.1 du Document d’appel d’offres, dans le cas où le projet est situé en partie ou en totalité sur des terres du domaine de l’État provincial sous l’autorité du MERN, le soumissionnaire doit soumettre une preuve écrite, notamment une résolution, une lettre d’intention ou une autre entente concernant l’attribution des droits fonciers requis, incluant tout droit nécessaire à l’exploitation du parc éolien, signée en bonne et due forme par un représentant autorisé de l’autorité publique compétente, selon le cas. Tel que mentionné à cet article, le dépôt d'un tel document constitue une exigence minimale aux fins de l'Étape 1 du processus de sélection.

Une lettre du soumissionnaire confirmant qu’une demande de lettre d’intention a été soumise à l’autorité publique compétente ne serait pas conforme aux exigences de l’appel d’offres.

Q. À l'article 3.5.3 du formulaire de soumission, le distributeur demande que les éoliennes soient équipées d'un système de dégivrage et d'en fournir une description. Si le modèle d'éolienne proposé n'est pas encore équipé d'un tel système, mais que le manufacturier d'éolienne procède actuellement à son développement, est-ce que le distributeur serait prêt à accepter une lettre du manufacturier déclarant que le système de dégivrage sera développé et installé avant la date garantie de début des livraisons?

R. Tel qu’indiqué à l’article 1.6.1 du document d’appel d’offres, les éoliennes composant le parc éolien doivent être équipées d’un système de dégivrage des pales. De plus, il est demandé de fournir une description dudit système de dégivrage des pales à l’article 3.5.3 du formulaire de soumission. Dans le cas où le Fournisseur n’est pas en mesure de fournir la documentation exigée au moment du dépôt de sa soumission, il doit garantir dans sa soumission, par le dépôt d’un document à l’appui, que les éoliennes du manufacturier sélectionné seront munies d’un système de dégivrages des pales et, qu’il s’engage à déposer la documentation décrivant le système de dégivrages des pales avant la date de début des livraisons, tel qu’exigé à l’étape critique 2 de l’article 3.1.3 du Contrat-type.